Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

İyilik Sağlık Vakfı (“İSV” veya “Vakıf”) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir.

Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır.

Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, İSV’nin;

  • Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,
  • Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu),
  • Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,
  • İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
  • Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,
  • Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,
  • Kişisel verilerin saklanma süreleri,
  • Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini ayrıntılı olarak belirtmektedir.

 

Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

İSV, kişisel verileri basılı formlar, elektronik ortamdaki formlar, elektronik sistemler, Web Siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, CCTV, fax, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

Veri Sahibi Kategorizasyonu

İSV, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.

  • Çalışan,
  • Çalışan Adayı
  • Destek Başvurusu Yapan İhtiyaç Sahiplerini
  • Destek Verilen İhtiyaç Sahiplerini
  • Bursiyer,
  • Bursiyer Adayı
  • Ziyaretçi
  • Eğitimci/İş Çözüm Ortağı/Tedarikçi

Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı

Kişisel verilir, İSV tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;

  • Vakıf tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi
  • Vakıf Faaliyetlerinin  Etkinlik/Verimlilik      ve/veya        Yerindelik      Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
  • Vakıf Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
  • Vakıf Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
  • Vakıf Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
  • Talep ve/veya Şikâyetlerin Takibi
  • Vakıf Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi
  • Vakıf Faaliyetlerinin Vakıf Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
  • Vakıf Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
  • Vakıf Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini
  • Vakıf Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
  • Vakıf Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini
  • Vakıf Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
  • Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması

Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

İSV, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.

İSV, işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

Erişim yetkilendirme

Erişim şifre yönetimi

Anti-Virüs

İSV’nin bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve Sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.

Diğer

Kişisel verilerin alındığı web sitesindeki tüm alanlar SSL ile korur.

Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.

Diğer Tedbirler:

Mail Gateway

Sunucu odası şifreleme sistemleri Fiziksel güvenlik

Özel Güvenlik

Kamera izleme sistemleri Penetrasyon testleri

İki seviyeli yetki kontrol SHA 256 bit şifreleme GEO IP Kısıtlamaları

E-posta şifreleme yöntemleri

İSV’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, İSV tarafından işletilen platformlara veya İSV sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, İSV bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.

Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

İSV kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır. 

  1. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

İSV işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:

Veri Tipi Saklama Süresi Hukuki Dayanağı
Destek Başvurusu Yapan ve Destek verilen İhtiyaç Sahiplerine İlişkin Kişisel Veriler Hukuki ilişki + 5 yıl İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası
Bursiyer ve Adaylarına            İlişkin Kişisel Veriler Hukuki ilişki + 5 yıl İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler Hukuki ilişki + 10 yıl 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun
Ziyaretçilere İlişkin            Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları) 3 ay Güvenliğin Sağlanması
Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler 2 yıl 5651 Sayılı Kanun
Muhasebe     ve            Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar Hukuki ilişki + 10 yıl 6098 Sayılı Kanun ve İlgili Mevzuat

 

  1. İlgili Kişinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

İlgili Kişinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; İSV Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “ KVKK Başvuru Formu”, ve İSV resmi e-mail adresi …….. ve resmi telefon hattı olan ………..numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.

 

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları

İSV, Vakıf faaliyetleri ve süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, Web Sitesi, E-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.

İSV tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

İSV tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

İSV tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

İSV, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır.

 

Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’na linki üzerinden erişebilirsiniz. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir.

Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler

İSV, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır.